Medlemslistor och PUL

Handels betraktar arbetet avseende medlemslistor till klubbar som ett led i administreringen/uppföljningen av medlemskapet i Handels, d.v.s. ett (internt) arbete inom Handels fackliga verksamhet som motsvarar tillåten behandling under regelverket för dataskydd. Listor med medlemsuppgifter (personuppgifter) måste fylla ett sådant syfte och får alltså inte utan vidare upprättas av ren slentrian för andra ändamål.

Vid hantering av medlemslistor gäller följande:

  • Handels får inte behandla mer uppgifter än nödvändigt. Om exempelvis personnummer, en personuppgift som i sig får behandlas endast under vissa förutsättningar, inte är absolut nödvändig information ska dessa tas bort från medlemslistorna. Detta gäller även andra personuppgifter som hemadress, telefonnummer etc.
  • Uppgifterna i medlemslistorna får inte spridas eller ens ses av obehöriga. Endast den eller de som arbetar med medlemslistorna på uppdrag av Handels ska ha tillgång till dessa. Exempelvis kanske inte alla i klubben behöver medlemslistorna, utan bara klubbordföranden. Det får alltså inte utan vidare bli allmän utdelning av medlemslistorna på ett klubbmöte. Medlemslistorna ska förvaras säkert för att förhindra spridning till och röjande för obehöriga. Papperskopior ska förvaras i ett låsbart skåp och digitala filer med personuppgifter får inte hanteras på företagets datorer.
  • Upprättandet och användningen av medlemslistorna får enbart ske för rent fackliga ändamål.
  • Medlemslistorna ska förstöras när arbetet med sådant fackligt arbete är färdigt.

PUL-ansvarig på Handels förbundskontor är Anders Nilsson, tfn 0761156102. 

Publicerad: 2 mars 2017